一页纸项目管理方法(OOPM)背后的思想
——选自《一页纸IT项目管理:大道至简的实用管理沟通工具》
设想一下
,
你的上司要求你快速提供一份项目报告
,
内容包括以下方面
:
-
项目的哪些部分是按进度进行的,哪些部分超前或落后于进度;
-
项目的每个主要任务都由谁负责;
-
项目执行预算和满足目标的情况如何
,
有哪些主要问题;
-
目前的总体进展如何;
-
此外还要求你提供未来三个月的预测
。
你可能会想
这可是一件繁重的任务
,
它将耗费我和团队的很多时间去收集和组织大量信息
,
再将它们组织为易读的形式
。
由于这些时间并未直接花在项目工作上
,
因此可能会导致团队业绩下降
。
而且
上司很有可能不会阅读所有信息
,
因为事情总在变化
,
上司也总是很忙
。
在参与了很多的项目之后
,
我得出了这样一个结论
:
为高管层提供所需信息很难
,
想让信息易于理解也很难
,
要想在不占用过多时间的前提下收集和提供信息同样很难
。
此外
,
每个项目都有一个对它非常感兴趣的人群
,
尽管这些人并不直接参与到项目中
。
然而
,
很少有项目经理知道如何将信息有效地传递给这些人
。
这个人群可能包括董事会
、
高管层
、
供应商
、
客户和那些间接参与项目或影响项目结果的上级和下级
,
等等
。
他们希望以一种省时的方式了解项目进展
,
但又不想要分析得过于详细的冗长报告
。
但是
,
他们也不希望沟通过于简单
、
不合理和空洞
,
因为这样会产生很多他们无法回答的问题
。
相反
,
他们希望有足够的信息来回答他们自己的问题
,
但又不需要过多的信息
,
以免被淹没在事实和数字中。
OPPM
提供了刚好能够满足需求且易于阅读的信息
。
它所回答的问题多于产生的问题
,
这正是它成为一个有效沟通工具的原因所在
。
“
OPPM
”
(
一页纸项目管理方法
)
能确保所有
IT
项目实现预期价值
,
它对你来说意味着什么
?
Clark
在《一页纸IT项目管理方法》中
介绍了一种高级方法和工具
,
帮助你实现目标
。
本书是专为
IT
项目写的
,
由于这些项目很少能成功地创造预期价值
,
因此更需要全方位的帮助
,
图
0-1
证实了这一点
。
造成这些问题的原因有两点
。
首先是
IT
有效性
:
业务部门和
IT
部门之间很少能紧密协作
,
而且双方对项目优先级的判断可能大相径庭
。
换言之
,
他们无法形成一个可以有效管理的统一整体
。
其次是
IT
效率
:
IT
组织通常效率低下
,
而且在开发和部署过程中缺乏敏捷性
。
在这两个问题的双重影响下
,
很大一部分
IT
项目没有实现预期结果
。
用于
IT
项目的
OPPM
可帮助解决这些问题
。
它可以在以下
3
个领域提供帮助
。
1.
项目的组织
。
从项目开始就使用一个简单的多维
OPPM
是非常必要的
,
因为它使得项目的所有部分一目了然
。
项目目标
、
任务和团队成员是制订成功项目规划的开始
。
OPPM
是一个高级规划
,
在项目的日常执行中
,
可以与其他项目管理工具一起使用
。
如果在项目前期没能发现潜在问题
,
那么在项目后期解决问题的代价通常是高昂的
。
2.
建立一种公共可视语言
。
导致业务部门与
IT
部门脱节的问题之一是沟通用语
。
尽管他们通常讲的是同一个国家的语言或同一种文化的语言
,
但有时会使用一些不好理解的
“
业务用语
”
和
“
技术用语
”
。
有些人将这称为
“
行话
”
。
OPPM
是公共目标
(
即
IT
项目
)
的可视化表示
。
它没有行话
,
因此业务部门和
IT
部门都很容易理解
。
只需很少培训即可理解这种可视化语言
,
增进交流
。
3.
提高
IT
与业务之间的协调性
。
将
OPPM
用做一个项目状态沟通工具
(
每周或每月
)
可以加强业务与
IT
之间的联系
。
这个简单的多维工具很容易理解
,
并为业务部门提供了
IT
的透明视图
。
定期使用公共可视语言来交流项目状态的过程
,
可以有效地提高
IT
与业务之间的协调性
。
摘自Dave Berg
的一段话:
我在
过去
10
年里
,
曾在
3
家公司中将
OPPM
成功用于各种
IT
项目
,
也亲身体验了上述种种获益
。
他做了
30
年的
CIO
,
负责过很多项目
。
近
10
年中最成功的项目都使用了这种
OPPM
方法和工具
。
方法本身并不能保证成功
,
我们还需要管理很多变化的因素才能实现项目的预期价值
。
但是
,
我发现这种工具本身是非常有效的
。
如何知道这种工具是否对你有效呢
?
是否应该阅读本书
,
并在你自己的
IT
组织中推行
OPPM
实践呢
?
下面我谈一点儿我的经验
,
以帮助回答这两个问题
。
我的职业生涯从
IBM
开始
,
在
IBM
工作的
23
年中承担了大量的专业任务
。
其中最后
5
年
,
我担任通用产品部门的
CIO
。
此后的
18
年
,
我历任
6
家高科技计算机公司的
CIO
,
它们是
Memorex
、
Unisys
、
MIPS
、
SUN
、
Cirrus Logic
和
Exabyte
。
在最近
7
年
,
我就任
O.C. Tanner
公司的
CIO
。
为什么我要历数这些经历
?
原因就在于在我担任
CIO
的
30
年间
,
曾参与和主管了数百个规模和复杂度各异的
IT
项目
。
很多项目实现了预期价值
,
也有一些没有成功
。
要是
OPPM
被早些开发出来并加以完善就好了
。
坦白地讲
,
我认为我亲身体验又挣脱过几乎每个
IT
项目的
“
僵局
”
。
根据最近这些年使用
OPPM
的经验
,
我强烈推荐在所有
IT
项目中使用这种工具
。
它易于使用和学习
,
能为项目提供极大的价值
。
OPPM
有助于项目的顺利进行
,
它创建了一种公共的可视沟通语言
,
并使
IT
与业务之间更协调
。
这是一个创新的
、
简单的工具
,
是项目管理方法的重大突破
。
如果你需要更多的动力或帮助
,
请致电
Clark
,
邀请他为你的团队讲解
,
或是做一些现场培训
。
我的建议是阅读本书并部署
OPPM
。
祝你们好运
,
好好阅读它吧
!
补充信息:
原书名:The One-Page Project Manager for IT Projects: Communicate and Manage Any Project with a Single Sheet of Paper
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